تُعنى جمعية النشامى لإسعاد ضيوف الرحمن بتوثيق جميع مراحل المشروعات التي تنفذها، بدءًا من التخطيط والتصميم، مرورًا بالتنفيذ والمتابعة، وصولًا إلى التقييم وقياس الأثر. يتم حفظ جميع البيانات والتقارير بشكل منظم لضمان الشفافية والمساءلة، مع توفير أرشيف رقمي يتيح سهولة الوصول إلى المعلومات وتوثيق الإنجازات.